Face à la crise sanitaire du COVID-19 qui impacte actuellement l’économie, il est impératif de prendre des mesures efficaces afin de garder nos gens en sécurité, remplir nos obligations face à nos clients et assurer la pérennité de nos entreprises et, par-dessus tout, assurer le bien-être de nos communautés

Pour se faire, nous vous proposons des pistes de réflexions pour mettre en place un plan de continuité des affaires ainsi qu’un plan de contingence efficace.

Plan de continuité des affaires

Un plan de continuité permet d'assurer le maintien de vos opérations à travers la crise en identifiant les facteurs de risques majeurs. En plus d’un renforcement des mesures d’hygiène en vigueur, il est primordial de définir, dans les plus brefs délais, une cellule de crise pluridisciplinaire afin de gérer vos opérations selon l’évolution de la crise. Nous tenons également à attirer votre attention sur la mise en place d’un plan de communication adapté ainsi qu’une politique de contrôle des visites.

1. Comité de gestion de crise

Il est primordial, dès à présent, de mettre en place comité de gestion de crise en suivant la démarche suivante:

  • • Identifier les rôles et responsabilités de chaque membre:
    • o Leader ;
    • o Santé-sécurité et sureté ;
    • o Production ;
    • o Communication/marketing ;
    • o Finances ;
    • o Achats/logistiques ;
    • o Ventes ;
    • o Ressources humaines ;
  • • Configurer un tableau de bord pour évaluer les risques et gravité associée ;
  • • Assurer des rencontres courtes à fréquence élevée ;

2. Bonnes pratiques d’hygiène en milieu industriel

Voici la liste des bonnes pratiques d’hygiène utilisées en milieu alimentaire1, et qui devraient être appliquées par tous en ce temps de crise sanitaire:

Bonnes pratiques d’hygiène

  • • Rappelez à tous les employés de se laver fréquemment les mains et renforcez le respect par des observations, tournées et inspections des pratiques ;
  • • Rappelez aux employés de tousser dans le creux de leur bras ;
  • • Jetez immédiatement les mouchoirs utilisés à la poubelle et lavez-vous les mains immédiatement ;
  • • Évitez de vous toucher les yeux, le nez, la bouche et le visage ;
  • • Favorisez l’utilisation de désinfectants pour les mains en installant des distributeurs aux entrées des cafétérias, des bureaux, des zones de réception, d’expédition et de maintenance ;
  • • Rappelez à tous que le port des gants, malgré leur utilisation, ne nous dégage pas de la responsabilité de se laver les mains. Il ne faut pas oublier que les gants peuvent être eux-mêmes un vecteur de contamination si on se touche le visage, se mouche ou autre. Dans ce cas, il faut les jeter et les remplacer ;
  • • Espacez les quarts de travail afin que les employés des différents quarts ne se croisent pas dans la mesure du possible ;
  • • Demandez aux gens de garder une distance les uns les autres, évitez les espaces contigus et les bureaux partagés ;
  • • Établissez plusieurs périodes de pause et de repas afin d’éviter le regroupement d'employés dans les espaces publics, les cafétérias et espaces de pause ;
  • • Augmentez la fréquence de nettoyage des surfaces de contact ;

Accès et rencontres

  • • Limiter l'accès aux seuls membres de votre personnel qui ne peuvent pas faire de télétravail ;
  • • S’assurer d’avoir en tout temps une personne responsable de la gestion des accès au site de production ;
  • • Demander une auto-déclaration de symptômes avant l'accès au site pour les personnes externes ;
  • • Réduire au maximum les rencontres en milieu restreint ;

Formation et plan de communication

  • • Informer les employés des bonnes mesures d'hygiène ;
  • • Mettre en place une politique claire de déclaration de symptômes permettant de réduire les risques de contaminations (si besoin, imposez une quarantaine) ;
  • • Proposer aux employés une procédure à suivre en cas d’absence au travail ;
  • • Proposer des mesures favorisant le télétravail, lorsqu’applicable ;
  • • Favoriser un climat rassurant et calme ;

3. Plan de contingence

Le plan de contingence doit être élaboré en prévision d’un ralentissement soudain et important des activités. Il permettra d’identifier les risques, de les quantifier et d’en estimer la criticité et ainsi prioriser les actions à mettre en place.

Démarche à suivre :

  • • Faire une analyse des risques de contamination, quantifier leurs impacts et leur criticité ;
  • • Revoir le plan de production en tenant compte des manques potentiels de main d’œuvre et de matière, et ce en lien avec le carnet de commandes ;
  • • Adapter le mode opératoire pour un fonctionnement avec réduction de main d’œuvre ;
  • • Communiquer et travailler en synergie avec sa chaîne d’approvisionnement (fournisseurs et clients) afin de préserver son activité et être proactif face à la situation ;
  • • Définir un plan de relance de production efficace afin pouvoir répondre de la demande post-pandémie ;

Compte tenu de la gravité de la situation, cela requiert toute votre attention. L’organisation d’un comité de gestion de crise simple et efficace permettra d’en amenuiser les impacts. Il est essentiel de conserver le contrôle de votre environnement et de veiller à la sécurité de vos collaborateurs.

1 https://conseiltaq.com/covid19/#industrie

**Il est à noter que la vaste majorité des entreprises du secteur de la transformation alimentaire, spécialement celles ayant un agrément fédéral ou encore certifiées sous des systèmes de sécurité alimentaire comme SQF, GFSI ou FSSC22000, appliquent déjà ces règles, politiques et pratiques au quotidien.