1. Vous êtes responsable de la performance de votre équipe

Revenons donc à la base du travail de tout gestionnaire : générer de la performance économique. Ce principe n’a rien de nouveau… il a été énoncé par Peter Drucker dès 1954, dans l’ouvrage The Practice of Management.

Nos employés sont responsables des bons coups de l’équipe et nous le sommes des moins bons. Performer, c’est être toujours meilleur, c’est optimiser, c’est faire mieux demain ce que l’on fait aujourd’hui. Dans les opérations, on utilise, entre autres, le travail standard pour sans cesse aller plus loin.

2. Un esprit sain dans un espace sain

Rien de mieux qu’un espace bien organisé et un esprit libéré pour effectuer un travail soigné! Et ça vaut pour tous les services de l’entreprise.

Assurez-vous que vos équipes puissent compter sur des espaces de travail optimisés. En production et en assemblage, créez des stations de travail parfaitement adaptées. Dans les bureaux, assurez-vous que les piles de dossiers soient rangées à la fin de la journée et n’oubliez pas de faire faire du ménage sur le réseau.

Prenez des photos lorsque tout est parfaitement disposé… et ressortez-les lorsque ça laissera à désirer.

Et prêchez par l’exemple… il faut exiger beaucoup de soi pour pouvoir exiger des autres.

3. Ramenez le travail à sa plus simple expression

Afin de sans cesse s’améliorer, il faut sans cesse se questionner.

Pour ce faire, vos employés sont vos meilleurs alliés : impliquez-les dans l’amélioration de vos méthodes de travail.

  1. 1. Fractionnez le travail afin d’obtenir la liste de toutes les étapes à suivre pour l’effectuer.
  2. 2. Questionnez les employés sur chacune des étapes, pour bien saisir l’essence du travail et les opportunités d’amélioration.
  3. 3. Réfléchissez aux façons d’optimiser chacune des étapes du travail.
  4. 4. Faites appliquer la méthode de travail améliorée aux employés.

Soyez reconnaissant envers vos employés pour leur implication et pour l’expertise qu’ils développent chaque jour, sur le terrain. N’oubliez jamais que c’est leur travail que vos clients achètent.

4. Mettez les bases et faites-les évoluer

Une fois le travail fractionné, il faut le mettre sur papier. Les thèses de doctorat sont très utiles dans les grandes universités. Sur le terrain, il faut du concret. Établissez les bases du travail à faire, même si ce n’est pas parfait, et vous pourrez l’améliorer avec le temps. Vous créez ainsi un endroit où mettre à profit l’expérience de vos gens. L’expérience est la somme de nos erreurs… pour la rentabiliser, on doit s’assurer que notre savoir-faire sera bien consolidé.

La guerre de l’amélioration est perpétuelle : on va assurément gagner des batailles… mais le combat doit se poursuivre, jour après jour.

5. Donnez un sens à leur travail

Pour bien effectuer leur travail, les employés ont besoin de bien le comprendre. Ne vous contentez pas de leur indiquer le point de départ et la ligne d’arrivée. Expliquez-leur les détails importants du travail et les raisons pour lesquelles on le fait ainsi. Vous donnerez ainsi un sens et de l’importance à ce qu’ils font.

6. Temps standard ≠ temps moyen

Trop souvent, on se sert d’estimations pour évaluer la durée d’une tâche. Le temps standard n’a rien à voir avec le fait qu’un même travail s’effectue en moyenne en tant de temps, selon les opérateurs. Le temps standard est défini par le temps requis pour effectuer un travail précis selon la meilleure méthode qui soit.

En quelques mots, le temps standard, c’est la conséquence heureuse du perfectionnement d’une recette secrète.

7. Le diable est dans les détails!

Souvent, on pense être en parfait contrôle de la situation et oups, un client formule une plainte pour un détail qui nous a glissé entre les doigts. Ou encore, une livraison est prévue mercredi matin et ce n’est que mardi soir qu’on réalise qu’il nous manque une vis essentielle au travail.

Or, ce n’est plus suffisant d’être bon à 99,99 %. Parce que les clients sont de plus en plus exigeants, il nous faut désormais être excellents tout le temps!

En somme, impliquez-vous dans les détails avec rigueur… et sans relâche.

8. À bas le papier!

Merci M. Jobs pour l’avènement des tablettes en 2010, on peut enfin se débarrasser du lourd fardeau du papier. Désormais, les supports mobiles donnent aux employés un accès instantané à des informations à jour, en temps réel. Illustrations, photos et vidéos viennent maintenant remplacer la désuète procédure papier.

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9. Prenez le contrôle de la formation à la tâche

Il est essentiel d’avoir des procédures de travail, mais encore faut-il s’assurer qu’elles soient efficacement transmises aux employés.

Vous êtes responsable du développement des compétences opérationnelles de vos équipes et en ce sens, vous devez leur fournir les ressources dont elles ont besoin pour progresser. En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité d’agir comme pivot entre l’apprenti et le formateur.

Développez un plan de formation détaillé et rigoureux, fixez des objectifs clairs et suivez l’évolution du rendement de chaque employé sur une base hebdomadaire.

10. Si l’apprenti n’a pas appris, l’enseignant n’a pas enseigné

Il s’agit d’une règle fort simple et facile à retenir! Vos formateurs doivent assurer efficacement la formation des apprentis : enseigner les étapes clés du travail, mettre l’enseignement en pratique, vérifier que le travail est bien fait et ajuster au besoin. Demandez à vos formateurs d’utiliser les instructions de travail qu’ils ont probablement créées eux-mêmes et ne les laissez pas former à la “checkdonvouère”.

Aussi, quand ils vous diront que le nouveau ne comprend rien, prière de leur rappeler le conseil #10…

11. Mesurez, mesurez, mesurez

Bonus… que vous mettez sûrement déjà en pratique (n’est-ce pas?)!

Si la responsabilité du gestionnaire est de générer des résultats, ses principaux outils de travail sont les indicateurs. La mesure de la performance est fondamentale pour le gestionnaire autant que pour ses employés.

Communiquez vos résultats d’hier pour mieux présenter les objectifs d’aujourd’hui.