L’agenda standard

Le travail d’un superviseur de production est routinier, malgré ce que l’on croit. Chaque jour il démarre son quart de travail, fait ses feuilles de temps, règle des problèmes et participe à des rencontres. Et, son manquement le plus probable est de ne pas passer assez de temps à gérer son plancher.

Qu’est-ce qu’un agenda standard

Ne pas donner assez de temps au plancher est un problème majeur pour un superviseur. L’agenda standard est l’outil à partir duquel vous établissez avec votre supérieur quels sont les activités prioritaires de votre semaine et quand elles auront lieu, systématiquement. La démarche est très importante, car elle permet d’en venir à un accord commun sur les priorités et l’importance d’exécuter chaque activité.

Simple - Votre agenda standard regroupe vos activités, rencontres et plages de travail dont vous avez besoin pour accomplir votre travail et les dispose dans le temps.

Mesurable - Il y a plusieurs façons de mesurer si l’agenda standard est respectée chaque jour. Le plus important, c’est d’avoir un aide visuel et de cocher une activité quand elle est accomplie.

Atteignable - C’est probablement l’élément clé de l’agenda standard. Les attentes envers les superviseurs sont très élevées. Vouloir tout faire ne fonctionne jamais, il faut planifier pour réussir.

Résultats - La priorisation des activés doit être faite en fonction des résultats à atteindre. Il faut revenir au rôle de base du superviseur: la performance opérationnelle.

Temps - L’agenda standard est normalement défini sur une semaine et inclura des plages d’activités mensuelles.

La façon de travailler avec l’agenda standard dépend de chacun. Certains travailleront à partir d’une impression de leur calendrier informatique, d’autre à partir de leur feuille de route. L’important, c’est de pouvoir le faire évoluer dans le temps. Certaines problématiques sont importantes aujourd’hui et seront remplacées par d’autres demain.

Pourquoi faire un agenda standard?

“Un vieux sage demande à ses disciples : comment peut-on faire entrer dans ce vase : du sable, de l’eau et trois grosses roches ? … en commençant par les roches et en finissant par l’eau. Quelle sont vos vraies priorités?”

Il y a principalement trois raisons pour faire un agenda standard:

  • · Prioriser les activités du superviseur avec son supérieur
  • · Suivre et assurer l’exécution des activités – RIGUEUR
  • · Créer des habitudes, une routine chez le superviseur

Aussi simple soit-il, l’agenda standard suscite toujours beaucoup de discussions parce qu’il revient à poser la question: quel est le rôle essentiel du superviseur? Et, les bénéfices sont grands, autant pour les employés, le superviseur que pour le chef de service. Pour les employés, le superviseur s’engage à mettre le temps nécessaire pour les supporter. Pour le chef de service, le superviseur s’engage à prioriser les activités essentielles à la performance du plancher. Pour le superviseur, c’est l’outil pour dire: Non!

First things first – Steven R. Covey